Personalbedarf vollumfänglich ermitteln
Um Personaleinsätze planen & abbilden zu können, nutzen Unternehmen unterschiedlichste ihnen zur Verfügung stehende Mittel. Oft werden Schichten in einer Excel-Liste eingetragen oder in überholten Tools anhand der Personalressourcen vergeben. Kurzfristige Änderungen durch z.B. krankheitsbedingten Ausfall werden meist nicht erfasst & sind für Betroffene nicht in Echtzeit einsehbar. Für den einfachen Überblick, nämlich wer wann arbeitet, sind diese Optionen dennoch hilfreich & anwendbar. Schaut man sich jedoch den Begriff „Workforce Management“ an, stellt man schnell fest, dass dieser viel weitreichendere Aspekte, als die reine Schicht- & Personalplanung umfasst.
Faktoren wie einflussnehmende Bedarfstreiber in bestimmten Wertungszeiträumen müssen für eine vollständige Planung berücksichtigt werden. Zu Bedarfstreibern zählen Kundenaufträge, Patientenaufkommen, Verkauf von Ware & eigentlich alles was den Bedarf an Personal beeinflusst. Die Rechnung ist simpel: Je mehr bzw. höher die Bedarfstreiber, desto mehr Personal wird benötigt. Die Zeiträume in denen ausgewertet wird, sind ebenfalls entscheidend. Zum Beispiel ist im Einzelhandel zur Weihnachtszeit die Auftragslage um einiges höher, als in den Sommerferien. Hier muss für den Winterzeitraum also mehr Personal einkalkuliert werden.
In einer zuverlässigen Workforce Management Software werden alle relevanten Faktoren anhand ökonomischer Gesichtspunkte einbezogen & eine darauf basierende Personalplanung angestrebt. Auch aktuelle Marktentwicklungen müssen erfasst & analysiert werden. Evtl. ist der gesellschaftliche Bedarf an einem Produkt in dem letzten Jahr erheblich gestiegen – sprich, auch wenn es noch keine Erfahrungswerte aus der Vergangenheit dazu gibt, lässt sich mit auswertbaren Marktanalysen zukünftiger Personalbedarf bereits einschätzen, bevor es die steigenden Produktionszahlen belegen.
Einsetzung von lösungsorientierten Tools
Darüber hinaus ergibt sich die Frage, was im modernen HR-Management notwendig ist, um zufriedenstellend für Mitarbeiter als auch für Unternehmen zu agieren. Starre Schichtpläne mit per Mail mitgeteilten Verfügbarkeiten & händisch eingetragene Arbeitszeiten in Excel-Listen sind nicht mehr zeitgemäß & unübersichtlich. Die Nutzung entsprechender Tools für die Schichtvergabe lässt sich mit den Informationen aus der Zeitwirtschaft, z.B. Abwesenheiten wie Urlaube oder Krankheiten & die Unterteilung in vorhandenen Teams, kombinieren.
Auch verschiedene Qualifikationen beeinflussen die Schichtvergabe. Mitarbeiter A kommt z.B. aufgrund einer noch nicht absolvierten Schulung für Schicht X nicht in Frage, außer wenn ihm ein bereits fortgebildeter Kollege an die Seite gestellt wird. Diese Informationen sind in veralteten Schichtplanungstools nicht oder nur mangelhaft vorhanden, aber ausschlaggebend, um Personal einfach & sinnvoll einzusetzen. Auch die Verfügbarkeiten von Material & Arbeitsmitteln sollte erfasst werden & in derselben Planung auftauchen, sodass eine Schicht mit allen notwendigen Ressourcen bestückt werden kann.
Die Anforderung nach intuitiver & ansprechend aussehender Software wächst sowohl auf Belegschafts- als auch auf Personaler-Ebene. Neben detailliert analysierbaren Personaleinsätzen sorgen Features wie Personenbilder im Schichtplan oder digitale Visitenkarten mit allen Informationen zum Mitarbeiter, für eine aufgelockerte Planung & fortschrittliche Darstellung.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass weitaus mehr Aspekte in eine vernünftige Personalbedarfsplanung mit einfließen, als man auf den ersten Blick vermutet. Nicht nur die flexible, & intuitive Handhabung entsprechender Software sind entscheidend. Auch die im Hintergrund laufende Dokumentation, Datenanalyse & Kostenrechnung sind für eine ressourcenschonende Planung unerlässlich.
