Im stressigen Projektarbeitsalltag den Überblick zu behalten, ist gar nicht so selbstverständlich. Wie lange habe ich heute nochmal mit Kunde A telefoniert? Und wie viel Zeit haben wir eigentlich in die Vorbereitung des morgigen Termins investiert?
Insbesondere wenn Arbeitsleistungen nach angefallenem Aufwand berechnet werden, wird sehr oft eine Dokumentation der Arbeit verlangt – denn der Auftraggeber stellt sich verständlicherweise die Frage: Warum sollte ich als Kunde mehr zahlen, als geleistet wurde? Aber auch auf Seite der Dienstleister ist die Dokumentation ein sehr wichtiger Aspekt, denn was ist, wenn mehr geleistet werden musste, als beauftragt wurde? Und was sagt das über zukünftige Aufwände aus?
Die Projektzeiterfassung greift genau an dieser Stelle & ergänzt die Personalzeiterfassung. Beschäftigte buchen nicht nur ihre Arbeitszeit im System (“Start Arbeitszeit”, “Pause”, etc.), sondern ebenso für welchen Kunden, für welches Projekt sie wie lange gearbeitet haben. Die gebuchten Zeiten lassen sich unter verschiedenen Aspekten auswerten. So kann angezeigt werden, in welches Projekt wie viel Arbeitszeit geflossen ist, in welchem Zeitraum Leistungen für einen bestimmten Kunden angefallen sind oder auch, an welchen Projekten ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum beteiligt war.
Vorteile für beide Seiten
Diese Informationen sind einerseits für Auftraggeber interessant, da sie eine detailliertere Übersicht über die tatsächlichen Aufwände abgesehen vom Lieferschein bieten. Auf der anderen Seite sind diese Auswertungen bei der Planung zukünftiger Umsetzungen ebenso sehr relevant für den Auftragnehmer. Eventuell zeigt sich in der Auswertung, dass der tatsächliche Aufwand für eine Pauschal-Leistung höher ist, als zuvor angenommen & eine Preiserhöhung hier sinnvoll wäre. Oder das Einsetzen eines entsprechenden Tools Personalaufwände verringern könnte. Mithilfe von Geo-Daten können ebenfalls Bedingungen für die Projektbuchung festgelegt werden, wie z.B., dass der buchende Mitarbeiter die Buchung für ein Projekt nur dann vornehmen kann, wenn er sich in der Nähe seines Arbeitsplatzes befindet.
Überblick Betriebsdaten
Genauso wie die Zeiten der Beschäftigten sind ebenso produktionstechnische Betriebsdaten für eine vollumfängliche Projektanalyse interessant. Hierunter fallen Daten, wie zum Beispiel die Laufzeit einer Maschine für ein bestimmtes Projekt oder das Fertigungsvolumen. Dies kann individuell im System konfiguriert & auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
