Schichtplanung in der Produktion: Personal nach Auftragslage, nicht nach Vorwoche
Bedarf, Regeln und Ist-Zeiten in einer Planung:
Der Simago® workforce planner zeigt Über- und Unterdeckung,
bevor sie Geld kosten.
60 Minuten, kostenfrei und unverbindlich · oder in 2 Minuten selbst durch die Planung klicken
Warum hält der Schichtplan in der Produktion selten bis Mittag?
Weil der Personalbedarf jeden Tag neu aus der Auftragslage entsteht. Diese Zahl steht in ERP, Produktionsplanung oder MES – nicht im Schichtplan. Dazu kommen Krankmeldungen am Morgen und Eilaufträge – zum Beispiel 30 zusätzliche Arbeitsstunden innerhalb von vier Stunden. Ein Plan nach Vorwoche kann darauf nicht reagieren.
Anspruchsvolle Schichtsysteme – Werkzeuge, die dafür nie gebaut wurden
Geplant wird mit Excel-Tabellen, die von Hand fortgeschrieben werden, oder mit einem ausgedruckten Plan am Aushang. Ruhezeiten, Qualifikationen und Abwesenheiten müssen dabei im Kopf mitgeführt werden.
Versionschaos
Manuelle Übertragung
Der Plan kennt den Bedarf nicht
Auch dort, wo ein Schichtplanungssystem läuft, bleibt eine Lücke: Es kann Schichten abbilden und Regeln verwalten – aber die geplante Besetzung keinem Bedarf gegenüberstellen. Damit fehlt der Maßstab.
Planung nach Vorwoche
Unterdeckung und Überdeckung addieren sich
An einem Tag werden Stunden bezahlt, die niemand braucht. An einem anderen fehlen Stunden, die den Auftrag gerettet hätten. Beides gleicht sich betriebswirtschaftlich nicht aus – es kostet zweimal.
Sonderschichten
Wachsende Zeitkonten
Aus dem Planungsalltag
Die Bedarfskennzahl liegt in den meisten Betrieben bereits vor – oft in genau der Form, die eine Personalplanung braucht: „Ich benötige 100 Arbeitsstunden am Montag, um Produktionsauftrag
A zu schaffen.“
Dieselbe Mannschaft. Eine Woche mit und eine ohne Bedarfsabgleich.
Links wird geplant wie in der Vorwoche – der Bedarf bleibt eine Zahl in einem anderen System. Rechts steht der Bedarf im Plan, Schichten und Personen werden dagegen abgeglichen.
Ohne Bedarfsabgleich
616 Stunden verplant bei 576 Stunden Bedarf.
Mit Simago® workforce planner
616 Stunden aus der Vorwoche – Abgleich mit dem Bedarf …
40 Stunden
mehr bezahlt als gebraucht – in einer einzigen Woche, an einer einzigen Linie.
−16 Stunden
fehlen am Donnerstag trotzdem. Überdeckung gleicht Unterdeckung nicht aus.
0 Stunden
Abweichung, wenn dieselbe Mannschaft am Bedarf entlang geplant wird.
Beispielwoche einer Fertigungslinie mit einem Wochenbedarf von 576 Stunden. Die Zahlen veranschaulichen das Prinzip.
Was passiert, wenn die Schicht anders läuft als geplant?
Der Simago® workforce planner arbeitet mit der integrierten Zeiterfassung zusammen. Meldet sich jemand krank, weiß das System es sofort: Die Deckung wird neu bewertet, und die Planung erhält direkt einen Hinweis – mit Vorschlägen für qualifizierte, verfügbare Vertretungen.
Die Krankmeldung ist sofort im Plan
Eine Krankmeldung wird erfasst und steht unmittelbar im Schichtplan. Die Deckung der betroffenen Schicht wird neu bewertet – ohne Telefonkette.
Warnung bei Unter- und Überdeckung
Planerinnen und Planer erhalten direkt Hinweise und Warnungen, sobald eine Schicht unter- oder überbesetzt ist – nicht erst im Monatsabschluss.
Ist-Zeiten aus Terminal und App
Gebucht wird am Hallenterminal, mobil oder direkt aus der Planung. Arbeitszeiten, Zuschläge und Zeitkonten werden sofort berechnet.
Die laufende Schicht auf einen Blick
Die Schichtführung sieht die Besetzung der laufenden Schicht – Soll und Ist je Linie, ohne Excel-Zwischenschritt.
Drei Krankmeldungen. Frühschicht startet in
70 Minuten.
Was in dieser Situation zählt, ist nicht mehr Personal – sondern zu wissen, wer verfügbar, qualifiziert und regelkonform einsetzbar ist. Genau dafür ist der Bedarfsabgleich gebaut.
Wie sieht bedarfsgerechte Planung im Alltag aus?
Vom Auftrag im ERP bis zur Krankmeldung am Morgen: Klicken Sie sich durch die Situationen, die in der Fertigung jede Woche vorkommen – und sehen Sie, was der Simago® workforce planner daraus macht.
Datenquelle
Der Personalbedarf kommt direkt aus ERP und Produktionsplanung
Wie viel produziert werden soll, steht bereits im ERP, in der Produktionsplanung oder im MES. Über Schnittstellen wird diese Kennzahl automatisch übernommen.
In allen beteiligten Systemen gelten dieselben Zahlen – ohne Abgleichrunden.
Bedarf aus ERP und PPS
Eine Zahl für alle Systeme
Produktionsauftrag A, Montag · Bedarf 100 Arbeitsstunden · übernommen als Bedarfsvorgabe Mo: 100 h
Deckung
Bedarf und Besetzung in einer Ansicht
Der Plan stellt der Bedarfsvorgabe die eingeplanten Schichten und Personen gegenüber. Gedeckt, überdeckt oder unterdeckt ist auf einen Blick erkennbar.
Die Lücke fällt auf, solange sie noch zu schließen ist.
Unterdeckung schnell erkennen
Überdeckung sichtbar
Während der Planung
Bedarf 100 h · verplant 88 h · Unterdeckung 12 Stunden · Mittwoch 32 Stunden überdeckt
Regelwerk
Ein Plan, der mitdenkt
Jede Eingabe wird gegen Arbeitszeitmodelle, Ruhezeiten, Qualifikationen, Abwesenheiten und Zeitkonten geprüft. Ist eine Besetzung nicht zulässig, meldet das System es sofort.
Das Regelwerk liegt im System, nicht im Kopf der Planerin.
Ruhezeiten geprüft
Qualifikationen geprüft
Besetzungsvorschlag
Ruhezeit unterschritten: 9 Stunden zwischen Spät- und Frühschicht · Vorschlag des Systems: qualifiziert, verfügbar, Ruhezeit eingehalten
Bereiche
Arbeitsplätze statt Abteilungsgrenzen
Beschäftigte können zwischen Arbeitsplätzen wechseln. Kapazität wird dorthin verlagert, wo heute Bedarf besteht, statt sie in einer schwach ausgelasteten Linie stillzuhalten.
Beide Bereiche gedeckt – ohne zusätzliche Stunden.
Linienwechsel
Kapazität verlagern
Ohne zusätzliche Stunden
Linie 1 unterdeckt, Linie 2 schwach ausgelastet · nach Umplanung beide Bereiche gedeckt – ohne zusätzliche Stunden
Ad-hoc-Ausfall
Eine Krankmeldung ist kein Produktionsausfall
Fällt jemand kurzfristig aus, verändert sich die Deckung sofort. Das System meldet die Veränderung und schlägt qualifizierte, verfügbare Personen vor.
Aus der Krankmeldung am Morgen wird kein Produktionsausfall am Mittag.
Krankmeldung sofort im Plan
Warnung bei Unterdeckung
Vertretungsvorschlag
Ausfall Frühschicht Linie 2 · Deckung fällt auf −8 Stunden · nach Vertretung wieder ±0
Änderung
Der Auftrag ändert sich, der Plan weiß es sofort
Wird die Produktion erhöht oder gesenkt, erscheint die geänderte Vorgabe im Plan. Die Deckung wird neu bewertet, die Planung kann unmittelbar reagieren.
Die neue Menge steht im Plan, bevor die Schicht beginnt.
Neuer Bedarf aus dem ERP
Deckung neu bewertet
Reaktion vor Schichtbeginn
Bedarf Donnerstag 140 → 168 Stunden · 28 Stunden fehlen · vier qualifizierte Personen können die Lücke regelkonform schließen
Alle Zahlen in dieser Tour sind Beispielzahlen zur Veranschaulichung typischer Planungssituationen.
Was der Simago® workforce planner
außerdem mitbringt
Flexible Planung entlang Ihrer Schichtmodelle, Linien, Kostenstellen und Qualifikationen.
Vorlagen für Schichtmodelle und Sonderlagen
Konti-Modell, Sonderschicht, Inventur oder Wartungsstillstand: Mit vordefinierten Vorlagen legen Sie jede Planung in Minuten an – einmal definiert, immer wieder einsatzbereit.
Faire Schichtverteilung und Tauschbörse
Wunschdienste sowie Rotations- und Ausgleichslogiken verteilen Nacht- und Wochenendschichten nachvollziehbar. Getauscht wird digital über die App – dokumentiert statt auf Zuruf.
Zeiterfassung und Berichte auf Knopfdruck
Gebucht wird am Hallenterminal, mobil oder direkt aus der Planung. Zeitkonten, Zuschläge und Auswertungen wie Soll/Ist je Linie stehen ohne Excel-Zwischenschritt bereit.
Ad-hoc umplanen. Transparent führen.
Sicher besetzen.
Mit dem Planungsgitter behalten Sie den Überblick – auch bei Krankmeldungen zum Schichtbeginn, Anlagenstillständen und kurzfristigen Sonderschichten.
Was unterscheidet Simago® von reiner Schichtplanungs-Software?
Reine Schichtplanungs-Software verwaltet Schichten und Regeln. Der Simago® workforce planner kennt zusätzlich den Bedarf aus ERP und Produktionsplanung, prüft jede Besetzung gegen Ihr Regelwerk und kommt mit Beratung und Einführung aus einer Hand – von der Analyse bis zum Go-live.
Der Bedarf kommt aus Ihrem System
Bedarfskennzahlen aus ERP und Produktionsplanung werden über Schnittstellen übernommen. Ändert sich ein Auftrag, weiß der Plan es sofort.
Plan, Ist-Zeiten und Zutritt aus einer Plattform
Einsatzplanung, Zeiterfassung und Zutrittskontrolle laufen in Simago® zusammen. Der Plan kennt die Ist-Zeiten – und weiß, wer aufs Werksgelände darf.
Betriebsrat von Anfang an dabei
Planung, Regelwerk und Änderungen sind dokumentiert. Vorlagen für Rechte- und Rollenkonzept und die Grundlage einer Betriebsvereinbarung bringen wir mit.
Software, Beratung und Einführung aus einer Hand
Analyse, Konfiguration, Schulung und Support durch ein Projektteam. Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum oder auf Ihren eigenen Servern.
Wie spielt Simago® mit Ihrer IT zusammen?
Über 50 Schnittstellen: Stammdaten, Bedarf, Buchungen und Lohndaten fließen ohne Medienbruch – über offene Standards und bewährte Hardware-Partner.
- → Daten in Simago
- ← Daten aus Simago
- ←→ Abgleich
HR & Stammdaten
←→ AbgleichMitarbeitende, Kostenstellen und Berechtigungen – laufend aktuell.
- Active Directory
- Personalverwaltung
ERP & Produktion
→ in SimagoBedarfskennzahlen je Tag oder Stunde für die Personaleinsatzplanung.
- ERP
- PPS
- MES
- BDE
- via REST-API
Besucher & Kommunikation
←→ AbgleichVoranmeldung, Einladung und Ausweis – verbunden mit Ihren Kalendern.
- Kalendersysteme (API)
- E-Mail mit QR-Code
- Self-Service-Terminal
- Kartendrucker
Simago®
- workforce planner
- time – Zeiterfassung
- access – Zutritt
- ID.plus – Besucher
Lohn & Abrechnung
← aus SimagoZeitkonten, Zuschläge, Abwesenheiten und eAU-Status für die Abrechnung.
- Lexware
- weitere Lohnsysteme
Zeiterfassung
→ in SimagoBuchungen vom Hallenterminal, im Browser oder unterwegs – hardwareunabhängig.
- Datafox
- PCS
- dormakaba
- Bestandsgeräte
- Webterminal
- Mobile App
Zutritt & Perimeter
←→ AbgleichBerechtigungen steuern Türen, Tore und Zufahrten – online und offline.
- Schranken & Tore
- Drehkreuze
- Kennzeichenerkennung
- Offline-Beschläge
- RFID / MIFARE DESFire
- QR-Code
- Biometrie
- REST-API
- CSV-Import
- Browser (HTTPS)
Cloud – Rechenzentrum in Deutschland
On-Premise – eigene Server
ISO 9001 zertifiziert
Was sich in Ihrer Planung konkret ändert
Zwischen starrer Standardsoftware und aufwendiger Individualentwicklung liegt der Weg, den 35 Jahre Projekterfahrung möglich machen: Vieles ist bereits mitgedacht – das Entscheidende wird passend gemacht. Nicht durch Programmierung, sondern durch Konfiguration.
|
Aspekt |
Excel, Papier, Insellösung |
Starre Standardsoftware |
Simago® workforce planner |
|---|---|---|---|
|
Bedarfsgrundlage |
Erfahrungswert, Vorwoche, Standardbesetzung |
Feste Schichtmodelle ohne Bedarfsbezug |
Bedarfskennzahl je Tag oder Stunde, direkt aus ERP und Produktionsplanung |
|
Regelprüfung |
Kopfsache; Verstöße fallen zufällig auf |
Prüft nur, was der Standard vorsieht |
Plausibilitätsprüfung bei jeder Eingabe, mit Vorschlägen |
|
Kurzfristiger Ausfall |
Telefonrunde, Improvisation, Risiko für die Menge |
Umplanung im Rahmen des Standards |
Sofortmeldung an die Planung, Alternativvorschläge |
|
Überstunden und Zeitkonten |
Wachsen unbemerkt, später teuer |
Auswertung im Nachhinein |
Werden sichtbar gesteuert und in Schwachlastzeiten abgebaut |
|
Anpassungen im Betrieb |
Jede Änderung = neue Tabelle, neues Risiko |
Warten auf das nächste Release des Herstellers |
Änderungen – etwa bei Tarif- oder Gesetzesanpassungen – konfigurieren Sie selbst, ohne Update |
Wirtschaftlichkeit
und Interessen der Belegschaft
Bedarfsgerechte Planung ist zunächst eine Effizienzfrage. Der Simago® workforce planner berücksichtigt dabei gleichzeitig die Interessen der Beschäftigten – beides ist kein Widerspruch, sondern dasselbe Rechenwerk.
Der Ansatz ist dabei präventiv: Mehrarbeit, Überbesetzung und Unzufriedenheit werden sichtbar, bevor sie entstehen – nicht erst im Monatsabschluss.
Für das Ergebnis
Was sich in Kosten und Lieferfähigkeit niederschlägt.
Für die Belegschaft
Was die Akzeptanz sichert – auch in der Abstimmung mit der Arbeitnehmervertretung.
Für welche Betriebe dieser Ansatz gemacht ist
Je mehr dieser Punkte auf Ihren Standort zutreffen, desto größer ist der Hebel einer bedarfsgerechten Planung.
Wo Simago® in der Industrie im Einsatz ist
Simago® bildet Arbeitszeit dort ab, wo sie am anspruchsvollsten ist: im Mehrschichtbetrieb der Fertigung.
Vom Excel-Plan zum steuerbaren Prozess
Tarifverträge wie IG Metall oder IG BCE, das Arbeitszeitgesetz und Ihre Betriebsvereinbarungen
werden dabei im Regelwerk hinterlegt und bei jeder Planung berücksichtigt.
Pilot auf einer Linie
Start mit einem Bereich statt mit dem ganzen Werk: Bedarf hinterlegen, eine Planungswoche gegenrechnen, danach entscheiden – keine Stilllegung der bestehenden Planung.
Cloud oder On-Premise
Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum oder in Ihrer eigenen Infrastruktur – Sie entscheiden, wo Ihre Daten liegen.
Begleitete Einführung
Analyse, Schulung, Support – plus fertige Vorlagen für Datenschutz-, IT-Sicherheits- und Rollenkonzepte. Betriebsrat und IT von Anfang an eingebunden.
Was Fertigungs- und IT-Verantwortliche vorher wissen wollen
Wie kommen die Bedarfskennzahlen aus unserem ERP in die Planung?
Über Schnittstellen. Die Bedarfswerte werden aus den ERP- und Produktionsplanungssystemen übernommen, sodass in allen beteiligten Systemen dieselben Kennzahlen gelten – ohne Abgleichrunden, ohne Zwischenstände und ohne manuelles Abtippen. Welche Systeme bei Ihnen im Einsatz sind und wie die Anbindung konkret aussieht, klären wir im Erstgespräch.
Wir haben bereits ein Zeitwirtschafts- oder Schichtplanungssystem. Was bringt das hier zusätzlich?
Bestehende Systeme bilden Schichten ab und verwalten Regeln – sie stellen die geplante Besetzung aber keinem Bedarf gegenüber. Genau diese Lücke schließt der Bedarfsabgleich. In vielen Projekten läuft er neben der vorhandenen Zeitwirtschaft, nicht an ihrer Stelle. Was in Ihrem Fall sinnvoll ist, sehen wir uns gemeinsam an.
Können wir auch starten, wenn der Bedarf noch nicht sauber im System liegt?
Ja. Bedarfsvorgaben lassen sich je Tag oder je Stunde auch manuell hinterlegen. Viele Betriebe beginnen mit einer Linie oder einem Bereich und binden die Systeme anschließend an – der Deckungsabgleich funktioniert von Anfang an.
Was passiert bei einem kurzfristigen Ausfall?
Fällt eine Person kurzfristig aus, verändert sich die Deckung sofort. Das System meldet die Veränderung unmittelbar an die Planung und schlägt Alternativen vor: qualifizierte, verfügbare Personen, deren Einsatz die hinterlegten Regeln einhält. Weil Zeiterfassung und Planung in einem System laufen, steht die Krankmeldung sofort im Plan.
Wie unterstützt die Lösung die Abstimmung mit dem Betriebsrat?
Planung, Regelwerk und Änderungen sind dokumentiert und nachvollziehbar. Abwesenheiten sind gesetzt, Mehrzeiten werden sichtbar gesteuert und Vertretungen vorgeschlagen – das schafft eine gemeinsame, überprüfbare Grundlage für die Abstimmung mit der Arbeitnehmervertretung. Zusätzlich bringen wir Vorlagen aus vergleichbaren Projekten mit – vom Rechte-und-Rollen-Konzept bis zur Grundlage für die Betriebsvereinbarung – und empfehlen, den Betriebsrat vor dem Projektstart einzubinden.
Cloud oder eigener Server?
Beides ist möglich: Betrieb auf Ihren eigenen Servern oder in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum. Vorhandene Terminals und Erfassungsgeräte können in der Regel weiter genutzt werden.
Wie läuft die Einführung ab?
Von der Analyse über die Konfiguration bis zum Go-live begleitet Sie ein erfahrenes Projektteam. Nach der Einführung stehen Service, Wartungs- und Servicevertrag sowie ein Serviceportal zur Verfügung – telefonisch, remote und vor Ort. Wichtig für später: Angepasst wird per Konfiguration, nicht per Programmierung. Ändern sich Gesetze, Tarife oder Ihre Abläufe, passen Sie das Regelwerk selbst an – ohne auf ein Update warten zu müssen.
Können wir unsere vorhandenen Terminals weiter nutzen?
In der Regel ja. Die Lösung arbeitet hardwareunabhängig, unter anderem mit Terminals von Datafox, PCS und dormakaba. Gebucht wird am Hallenterminal, mobil oder direkt aus der Planung.
Organisationen die uns vertrauen
Zeigen Sie uns eine Woche aus Ihrer Fertigung – wir zeigen Ihnen die Deckung.
In der Short Discovery schauen wir uns Ihre Schichtsysteme, Ihre Bedarfsquellen und eine typische Planungswoche an. Sie sehen danach, wo Unter- und Überdeckung in Ihrem Betrieb tatsächlich entstehen.
60 Minuten · kostenfrei · kein Verkaufsgespräch. Bringen Sie eine Planungswoche mit, wir rechnen sie gemeinsam durch.
Christian Hartmann
Head of Sales
