Elektronische Zeiterfassung wird Pflicht – was bedeutet das für mein Unternehmen?
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Ein neues Gesetzesentwurf sieht Pflicht zu einer elektronischen Zeiterfassung vor.

Doch was bedeutet das für mich und mein Unternehmen?

Bereits nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus September 2022, wo ein Betriebsrat geklagt hatte, um eine digitale Zeiterfassung einführen zu wollen (s. BAG Urteil zur Zeiterfassungspflicht – Lüth & Dümchen (lueth-duemchen.de)). Der Betriebsrat hatte darauf gedrungen hatte eine Zeiterfassung mittels des eigenen Initiativrechts einführen zu wollen. Dadurch wurde das Thema Zeiterfassung und die gesetzlichen Regelungen zur Erfassung sehr medienpräsent. Das Bundesarbeitsgericht verwies hier auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), welche eine Pflicht zur Zeiterfassung bereits vorsieht, wodurch das Initiativrecht des Betriebsrates nicht zur Anwendung kam. Das BAG kam hier dem Gesetzgeber zuvor und das Bundesministerium für Arbeit und Soziales rund um Hubertus Heil war gefordert.

Auf Europäischer Ebene ist spätestens seit 2019 klar (s : “Stechuhrenurteil” des EuGH), dass eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten erfolgen muss. Zu diesem Zeitpunkt gab es keine Vorgaben in welcher Form diese Pflicht umgesetzt werden soll. Hier waren die Gesetzesgeber der Nationen gefordert. Nun wird durch den Entwurf des BMAS ein weiterer Schritt Richtung längst überfälliger Klarheit geschaffen.

“Elektronisch”, aber wie?

Der interessanteste Absatz aus dem Gesetzesentwurf ist:
“Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen”.

Hier klassische Excel-Tabellen zu verwenden, scheint für viele die einfachste und naheliegendste Lösung zu sein. Allerdings lässt diese Variante viel Raum für Fehler in der Erfassung der Zeiten und ist hinsichtlich der Aktualität die unkomfortabelste Möglichkeit Arbeitszeiten zu erfassen, abgesehen von Zettel und Stift. Außerdem werden Fragen in Richtung DSGVO aufgeworfen, wie zum Beispiel: “Wo liegt die Excel-Tabelle?”, “Wer kann auf die Excel-Tabelle zugreifen?” oder “Werden die Daten DSGVO-konform gelöscht?”.

Eine zeitgerechte Alternative kann eine Zeiterfassungssoftware sein. Diese Software bietet die Möglichkeit, dass Arbeitnehmer Ihre Arbeitszeiten an einem Zeiterfassungsterminal, in der Software oder einer App jederzeit erfassen. Laut Gesetzesentwurf sollen der Beginn, das Ende und die Unterbrechungen (Pausen, Arztgänge) erfasst werden.

Dabei berücksichtigt der Gesetzesentwurf nur die grundlegenden Rahmenbedingungen einer Zeiterfassung. Doch Unternehmen werden in diesem Zusammenhang vor weitere Herausforderungen gestellt, die eine Excel-Tabelle nicht mehr abbildet. Wichtig ist, dass diese Unternehmen sich dann mit der Thematik der Zeitwirtschaft auseinandersetzen müssen. Diese unterstützt das Unternehmen hinsichtlich aller aktuellen Arbeitszeitgesetze oder Tarifregelungen, wie z.B. Ruhezeiten, Maximalarbeitszeiten, Pausenregelungen, Überstunden/Mehrarbeit und darüber hinaus vorhandene bzw. zukünftige Gesetze und Regelungen.

Eine Software für Zeitwirtschaft ermöglicht es auch Unternehmen vorhandene Prozesse der Arbeitszeitregelungen innerhalb der Software anhand von Workflows abzubilden. Gängige Themen, wie unter anderem die Beantragung von Urlaub oder anderen Abwesenheiten werden digitalisiert und in Echtzeit transparent dargestellt. Zusätzlich werden auch alle abrechnungsrelevante Zeiten via individuellen oder standardisierten Schnittstellen an entsprechende Lohn- und Gehaltsprogramme (SAP, DATEV, LEXWARE) weitergegeben.

Wie kann die Transformation gelingen?

Unternehmen sehen sich im Zuge der Einführung einer Zeitwirtschaft mit mehreren Herausforderungen konfrontiert. Zum einen müssen sich die Unternehmen wieder bewusst werden, welche Regelungen, Bedingungen und Vereinbarungen zum aktuellen Zeitpunkt wie umgesetzt sind. Außerdem müssen sie einen Blick in die Zukunft zu werfen, wie die betrachteten Prozesse anhand der Regelungen, Bedingungen und Vereinbarungen innerhalb der Zeitwirtschaftssoftware zukunftsorientiert umgesetzt werden. Solch eine Einführung bedeutet für das Unternehmen und deren Beschäftigten ein Wandel der Erfassung der Arbeitszeit und somit ein Wandel der gelebten Prozesse.

LÜTH & DÜMCHEN begleitet seit 30 Jahren Unternehmen bei der Einführung von Zeitwirtschaftssoftware. Eine Erfahrung, die wir dabei gesammelt haben: Egal vor welcher Herausforderung ein Unternehmen steht oder aus welchem Grund eine Zeiterfassung eingeführt werden muss, mit einer zuverlässigen Beratung, einem agilen Projektmanagement und einem versiertem Team können Unternehmen den gesetzlichen Vorgaben ebenso wie internen Prozessen gerecht werden. Dabei greift LÜTH & DÜMCHEN auf ein großes Repertoire von Erfahrungen in der kundenorientierten Begleitung von Unternehmen zurück.

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