Zum Start des Jahres 2023 kommt nun die langersehnte elektronische Arbeitsunfähigkeitsübermittlung – kurz eAU. Doch was bedeutet das für Arbeitnehmer & Arbeitgeber? Wer wird inwiefern entlastet & wo bedarf es innerbetrieblichen Prozessanpassungen? Mit der Einführung der eAU ist es seit dem 01.01.2023 allen Arbeitgebern möglich, die Krankmeldungen ihrer Angestellten digital bei den Krankenkassen abzurufen.
Woher kommt die Idee der eAU?
Hintergrund der Einführung ist das in 2019 verabschiedete Bürokratieentlastungsgesetz des Bundestages, um den digitalen Wandel weiter voranzubringen & Aufwände der Arbeitgeber & Arbeitnehmer zu reduzieren. Ursprünglich war eine Umsetzung bereits für 2021 angedacht, hatte sich aber aufgrund der Corona-Pandemie & den somit stark ausgelasteten Arztpraxen stark verzögert. Auch fehlendes geschultes Personal & entsprechende Hardware- & Software sowohl in den Arztpraxen, als auch in den Krankenkassen, behinderte eine geplante Umstellung. Bis zur finalen Einführung gab es eine Pilotphase, in der Krankmeldungen in zweifacher Ausführung, nämlich digital & in Papierform übermittelt wurden.
Wozu wird eine Krankmeldung benötigt?
Die Krankmeldung bzw. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) dient zum Nachweis & zur Dokumentation tatsächlich eingetroffener Arbeitsunfähigkeiten des Arbeitnehmers. Dieser hat nämlich im Krankheitsfall ein Anrecht auf Entgeltfortzahlung. Bis zu 6 Wochen wird der Lohn in voller Höhe durch den Arbeitgeber weitergezahlt. Nach Ablauf dieser Frist & weiterem Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit übernimmt die jeweilige Krankenkasse die Lohnfortzahlung für weitere 72 Wochen. bis zu max. 90% des Nettogehalts. Durch den offiziellen Nachweis kann der Arbeitgeber sicher gehen, dass wirklich eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt.
Wie war der Prozess vor der Einführung der eAU?
Der bisherige Ablauf bei der Übermittlung der AU war wie folgt: Wenn ein Arbeitnehmer erkrankt war & zur Feststellung & Bescheinigung einen Arzt aufsuchte, bekam er den bekannten „gelben Zettel“ in dreifacher Ausfertigung. Einmal für den Versicherten selbst, ein Exemplar für die Krankenkasse & eins für den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer war dazu verpflichtet diesen Schein selbstständig an sein Unternehmen weiterzuleiten, damit weitere Prozesse sowohl durch Arbeitgeber als auch durch Krankenkassen eingehalten werden konnten.
Da dies in Zeiten des digitalen Wandels & des steigendenden Umweltbewusstseins nicht mehr den gesellschaftlichen Ansprüchen genügt, wurde sich nach einer alternativen Herangehensweise umgeschaut, die den bestehenden Prozess vereinfacht & beschleunigt.
Was ändert sich?
Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist eine zeitgemäße Lösung geschaffen worden. Die Arztpraxis des feststellenden Arztes übermittelt nun die Krankmeldung direkt an die Krankenkasse des Versicherten. Dieser ist zwar nach wie vor dazu verpflichtet, den Arbeitgeber rechtzeitig über den Krankheitsfall zu informieren, muss aber die Bescheinigung darüber nicht mehr selbstständig an diesen übermitteln. Der Arbeitgeber muss jetzt über sein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder sein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem die Krankmeldung unter Angabe der Personendaten abrufen.
Bei der Übermittlung der Daten sind folgende Angaben zu tätigen:
- Name des/der Mitarbeiter:in
- Beginn & Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Feststellungsdatum der Arbeitsunfähigkeit
- Art der Erkrankung im Sinne von (Arbeits-)Unfall oder dessen Folgen
- Erst- oder Folgebescheinigung
Krankmeldeworkflow
Mit der Einführung der eAU muss das HR-Management an dieser Stelle jedoch gesondert aktiv werden, um die benötigten Informationen zu erhalten. Um hier eine Entlastung zu schaffen, wurde sich bereits in der Vergangenheit mit dem Thema „digitale Krankheitsmeldung“ ausführlich befasst.
Simago® stellt die Option des Krankmeldeworkflows zur Verfügung, welcher es dem Arbeitnehmer ermöglicht sich selbstständig im System krank zu melden. Simago® führt seine Krankmeldung automatisch so lange fort, bis eine Rückmeldung aus der Krankheit erfolgt. Für den Arbeitnehmer wird so die Krankheitsdauer eindeutig erfasst. Alle Teilschritte dieses Prozesses können per E-Mail begleitet werden, sodass Arbeitnehmer, Vorgesetzte & Personalabteilung stets auf dem aktuellen Stand sind.
Alternativ informiert Simago® im eigenen Aufgabenbereich über den aktuellen Stand des Workflows. Sofern ein Abrechnungssystem zum Einsatz kommt, kann diese Information anschließend automatisch per Schnittstelle übermittelt werden. Durch das Erfassen der Krankheit ist Simago® in der Lage anhand von standardisierten Reports diese auswerten zu lassen. Anhand dieser Informationen kann eine Prüfung der Relevanz auf ein Betriebliches Eingliederungsmanagement durchgeführt werden. Natürlich können auch entsprechende Krankenstatistiken erstellt werden.
Vorteile für Unternehmen und Angestellte
Mit der Einführung der eAU profitieren Unternehmen in erster Linie von der digitalen Korrespondenz. Mit Bearbeitungszeit ist es möglich, die Krankmeldung bereits einen Tag nach Feststellung auf dem GKV-Server abzurufen. Eine lückenlose Dokumentation der Krankheitszeiten wird so ebenfalls gewährleistet. Ebenso wird der Arbeitnehmer entlastet, da er Zeit & ggf. auch Kosten & Aufwände sparen kann, die bei der Übermittlung der AU auf postalischem Wege anfallen.
Bisher betrifft die Einführung der eAU nur gesetzlich versicherte Arbeitnehmer. Für privat Versicherte, AU-Bescheinigungen aus dem Ausland, Minijobs aus Privathaushalten & Krankheitsfälle eines Kindes gilt die neue Übermittlungspflicht aktuell nicht.
Neben bürokratischen Aufwänden, die in der Verwaltung von Personal mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung reduziert werden, ist es selbstverständlich ebenso von großem Vorteil, durch das eingesparte Papier unsere Umwelt zu entlasten.
