Dienstplanung neu gedacht

Faire Einsatzplanung ist das Rückgrat eines modernen Ressourcenmanagements.

In einer dynamischen Arbeitswelt, die von Digitalisierung, Fachkräftemangel und zunehmender Komplexität geprägt ist, gewinnt die Personaleinsatzplanung an strategischer Bedeutung. Sie beeinflusst maßgeblich die Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit von Organisationen.

Die Anforderungen haben sich grundlegend gewandelt: Mitarbeitende verlangen heute nach Mitbestimmung, Flexibilität und Transparenz. Gleichzeitig sind Organisationen gefordert, rechtliche Vorgaben zu beachten, betriebliche Abläufe zu gewährleisten und wirtschaftlich zu planen.

Eine zeitgemäße, gerechte und softwaregestützte Einsatzplanung ist unerlässlich, um diese Anforderungen zu erfüllen. Sie vereint die Interessen aller Beteiligten und fungiert als Schnittstelle zwischen individueller Selbstbestimmung und betrieblicher Sicherheit sowie persönlicher Lebensrealität und kollektiver Verantwortung.

Die Herausforderung: Alte Planung trifft neue Realität

In Zeiten von New Work und steigendem Wettbewerbsdruck gewinnen Aspekte wie Work-Life-Balance, Sinnstiftung und Selbstbestimmung zunehmend an Relevanz. Mitarbeitende streben danach, ihre beruflichen Tätigkeiten flexibler in ihren Lebensalltag zu integrieren, anstatt ihr Leben starr um festgelegte Arbeitszeiten zu strukturieren. Dennoch setzen viele Organisationen nach wie vor auf veraltete Methoden wie Excel-Tabellen, Aushänge oder manuell erstellte Schichtpläne. Diese traditionellen Ansätze stoßen spätestens dann an ihre Grenzen, wenn es darum geht, sich an die neuen Rahmenbedingungen anzupassen.

Laut einer aktuellen Umfrage von StepStone wünschen sich über 54 % der Beschäftigten, ihre Wochenarbeitszeit flexibel und nach eigenem Ermessen gestalten zu können. Beinahe drei Viertel der Befragten wären sogar bereit, an bestimmten Tagen länger zu arbeiten, wenn sie dafür an anderen Tagen mehr Freizeit hätten¹. Es geht dabei nicht darum, weniger zu arbeiten, sondern vielmehr um mehr Entscheidungsfreiheit darüber, wann sie arbeiten. Anders formuliert: Der Einfluss auf die Gestaltung der Arbeitszeit hat sich zu einem entscheidenden Faktor für die Zufriedenheit entwickelt. Unternehmen hingegen benötigen weiterhin Verlässlichkeit und Systeme, die kurzfristige Änderungen intelligent abfangen können, ohne den Betriebsablauf zu stören.

Die Themen Gesundheit und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben gewinnen zunehmend an Bedeutung. Beschäftigte, die dauerhaft in ungünstigen Schichten arbeiten, verlieren schneller an Motivation und Leistungsfähigkeit. Obwohl Schichtarbeit weit verbreitet ist, hat sie häufig negative Auswirkungen auf das soziale Leben und die Gesundheit der Mitarbeitenden². Unternehmen stehen vor der Herausforderung, angesichts des Fachkräftemangels ihre Schichtbetriebe leistungsfähig zu halten und gleichzeitig die Gesundheit sowie die Motivation ihrer Mitarbeitenden langfristig zu sichern. Die zentrale Fragestellung lautet daher: Wie kann die Einsatzplanung sowohl effizient als auch gerecht und zukunftsfähig gestaltet werden?

Was Mitarbeitende und Organisationen heute erwarten

In der heutigen Arbeitswelt begegnen sich verschiedene Lebensmodelle, Belastungen und Anforderungen. Mitarbeitende haben insbesondere folgende Erwartungen:

• Mitgestaltung der Schichtplanung: Sie wünschen sich die Möglichkeit, aktiv an der Planung ihrer Arbeitszeiten teilzunehmen, etwa durch die Anmeldung von Wunschdiensten, den Austausch von Schichten oder zumindest die Angabe von Präferenzen.
• Transparenz bezüglich Arbeitszeiten und Zeitkonten: Ein übersichtlicher Einblick in Dienstpläne, Überstunden und Urlaubstage fördert das Vertrauen der Mitarbeitenden.
• Vereinbarkeit von Beruf und persönlichen Bedürfnissen: Flexible Arbeitsmodelle, die familiäre Verpflichtungen und Erholungsphasen berücksichtigen, sind von großer Bedeutung.

Gleichzeitig haben Organisationen berechtigte Erwartungen:

• Zuverlässigkeit in der Einsatzplanung: Dienstpläne müssen verlässlich sein, um jederzeit ausreichend qualifiziertes Personal bereitzustellen, auch im Falle von Krankmeldungen oder Auftragsspitzen.
• Rechtskonformität bei Arbeitszeitregelungen: Arbeitszeitgesetze, Tarifverträge und arbeitszeitbezogene Mitbestimmungsrechte sind zwingend einzuhalten. In Deutschland hat beispielsweise der Betriebsrat gemäß §87 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Verteilung der Arbeitszeit³. Dies bedeutet, dass jeder Dienstplan sowie kurzfristige Änderungen grundsätzlich seiner Zustimmung bedürfen⁴.
• Effizienz durch Automatisierung: Manuelle Planung ist sowohl fehleranfällig als auch zeitintensiv. Unternehmen erwarten, dass moderne Werkzeuge Routineaufgaben automatisieren und die Planungsverantwortlichen entlasten.

Das Spannungsfeld zwischen den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den betrieblichen Anforderungen lässt sich nur durch einen integrierten, digitalen Ansatz überwinden. Die positive Nachricht lautet: Viele Beschäftigte sind Veränderungen gegenüber aufgeschlossen, insbesondere wenn diese zu mehr Flexibilität und Sinnhaftigkeit in ihrer Arbeit führen. Eine Umfrage zeigt, dass nahezu die Hälfte der Arbeitnehmer einfachere Prozesse und modernere Technologien wünscht, um effizienter arbeiten zu können⁵. Es liegt daher im Interesse der Mitarbeitenden, dass Unternehmen bei der Personaleinsatzplanung auf zeitgemäße Lösungen setzen.

Die Lösung: faire, flexible und digitale Einsatzplanung

Moderne Dienstplanung geht über die bloße Schichtorganisation hinaus und berücksichtigt vielmehr die Lebensrealitäten der Mitarbeitenden. Dies bedeutet, dass individuelle Wünsche, Qualifikationen, gesundheitliche Aspekte sowie tarifliche und gesetzliche Vorgaben in die Planung einfließen. Gleichzeitig erfüllt sie die operativen Anforderungen des Unternehmens, wie etwa Mindestbesetzungen oder spezifische Qualifikationsbedarfe pro Schicht. Darüber hinaus erfolgt all dies automatisiert, transparent und in Echtzeit.

Der Schlüssel zur Optimierung interner Prozesse liegt in der intelligenten Unterstützung durch Software, kombiniert mit partizipativen Ansätzen innerhalb der Organisation:

• Digitale Planungstools ermöglichen eine flexible und dennoch zuverlässige Gestaltung von Dienstplänen. Algorithmen generieren auf Knopfdruck Schichtpläne, die alle relevanten Regeln und individuellen Wünsche berücksichtigen, und passen diese bei Bedarf in Echtzeit an. So kann bei unerwarteten Ereignissen – wie plötzlichen Krankmeldungen oder Auftragsspitzen – sofort reagiert werden, ohne dass manuell Telefonketten initiiert werden müssen.
• Mitarbeitende werden aktiv einbezogen. Sie erhalten frühzeitig Einblick in ihre geplanten Einsätze und können eigene Vorschläge oder Verfügbarkeiten einbringen. Beispielsweise kann eine Wunschdienstbörse eingerichtet werden, in der Kolleginnen und Kollegen Dienste anbieten oder tauschen können, ohne dass die Personalabteilung jeden Einzelwunsch koordinieren muss. Diese Mitbestimmung fördert das Gefühl der Wertschätzung unter den Mitarbeitenden und steigert die Zufriedenheit spürbar¹.
• Planungsverantwortliche erhalten einen umfassenden Überblick und werden entlastet: Moderne Systeme visualisieren den Personalbedarf und die Abdeckung in Echtzeit auf Dashboards. Überschneidungen oder Lücken im Dienstplan werden automatisch angezeigt. Dadurch verringert sich das Konfliktpotenzial, etwa wenn jemand unbeabsichtigt für zwei aufeinanderfolgende Schichten eingeplant wurde. Gleichzeitig reduziert sich der administrative Aufwand erheblich – weniger manuelles Verschieben von Schichten und weniger Abstimmungen per E-Mail oder Telefon.

Ein digitaler Ansatz trägt entscheidend dazu bei, rechtliche Vorgaben zuverlässig einzuhalten. Ein aktueller Beschluss des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 hat eindeutig festgelegt, dass Arbeitgeber ein System zur vollständigen Arbeitszeiterfassung implementieren müssen⁵. Solche Anforderungen lassen sich mit herkömmlichen Methoden wie Papier und Excel nur schwer effizient umsetzen. Digitale Zeiterfassungssysteme hingegen erfassen automatisch die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden und gewährleisten die Einhaltung von Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten sowie Dokumentationspflichten. Dies schafft sowohl für die Beschäftigten als auch für die Unternehmen Rechtssicherheit und Transparenz.

Moderne Lösungen im Bereich Workforce-Management, wie integrierte Systeme zur Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung, ermöglichen eine intelligente und gerechte Dienstplanung. Sie kombinieren automatisierte Planungsprozesse mit Self-Service-Funktionen und gewährleisten die Einhaltung aller relevanten Vorschriften. Im Folgenden werden einige wesentliche Funktionen vorgestellt, die ein solches System charakterisieren:

• Automatisierte Schichtplanung: Die Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und betrieblichen Anforderungen ermöglicht die Erstellung fairer und effizienter Dienstpläne. Algorithmen analysieren sowohl historische Daten als auch aktuelle Bedarfe, um Überbesetzungen und Engpässe zu vermeiden. Zudem werden Überstunden und Fehlzeiten minimiert, da die Präferenzen der Mitarbeitenden sowie gesetzliche Vorgaben von Beginn an in die Planung einfließen.
• Self-Service-Portal: Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihre Schichtpläne jederzeit online oder über eine App einzusehen. Sie können Dienstwünsche eintragen, Urlaubsanträge stellen und Korrekturen, wie beispielsweise vergessene Zeiterfassungen, bequem über mobile Geräte einreichen. Die Option, eigenständig Dienste zu tauschen oder anzubieten, stärkt die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden und entlastet die Vorgesetzten.
• Flexible Zeiterfassung: Unabhängig davon, ob im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst – Arbeitszeiten können flexibel über Terminal, Web oder App erfasst werden. Dies gewährleistet, dass jede geleistete Stunde lückenlos dokumentiert wird, unabhängig vom Arbeitsort. Besonders in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle stellt dies einen erheblichen Vorteil dar.
• Rechtssicherheit und Transparenz: Gesetzliche Vorgaben, wie Pausenregelungen, maximale Schichtlängen und Ruhezeiten, werden automatisch überwacht und eingehalten. Jede Abweichung, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter die zulässige Arbeitszeit überschreiten könnte, wird umgehend dem Planer gemeldet. Darüber hinaus entsteht ein lückenloser Nachweis aller Arbeitszeiten und Dienstpläne, der im Falle von Prüfungen oder Streitigkeiten belegt, dass alle Vorgaben ordnungsgemäß eingehalten wurden.
• Systemintegration: Eine reibungslose Anbindung an bestehende ERP- und HR-Systeme, wie beispielsweise SAP oder DATEV, ermöglicht es, Dienstplandaten, Zeitbuchungen und Abwesenheiten automatisch in die Lohnabrechnung und Personaldaten zu integrieren. Dadurch entfallen Doppelarbeiten und Fehler, die durch manuelle Übertragungen entstehen könnten. Die Einsatzplanung wird somit zu einem integralen Bestandteil des umfassenden Ressourcenmanagements eines Unternehmens.

Diese Funktionen fördern nicht nur eine zuverlässige und effiziente Einsatzplanung, sondern stärken auch die Eigenverantwortung und Mitwirkung der Mitarbeitenden – ein wesentlicher Bestandteil einer modernen Arbeitskultur. Die Dienstplanung wandelt sich von einem starren Kontrollinstrument zu einem flexiblen Gestaltungselement, das sowohl den Anforderungen des Unternehmens als auch den Bedürfnissen der Belegschaft gerecht wird. Unternehmen, die solche digitalen Lösungen implementieren, können wesentlich schneller auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren und gewinnen im Alltag Freiraum, um sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren⁸.

Vorteile moderner Einsatzplanung auf einen Blick

Eine faire, digital unterstützte Personaleinsatzplanung bietet signifikante Vorteile für alle Beteiligten – von der Organisation über die Mitarbeitenden bis hin zum Management.

Fazit:

Eine faire Einsatzplanung bildet das Fundament eines effektiven Ressourcenmanagements. Sie balanciert die Bedürfnisse der Mitarbeitenden mit den Anforderungen des Unternehmens. Firmen, die ihre Dienstplanung digitalisieren und die Beschäftigten aktiv einbeziehen, profitieren von motivierten Mitarbeitern, geringeren Ausfallzeiten und einer gesteigerten Produktivität¹. Zudem steigern sie ihre Attraktivität als Arbeitgeber, was ein entscheidender Vorteil in Zeiten des Fachkräftemangels ist.

Es geht nicht darum, die Arbeitszeit zu reduzieren, sondern vielmehr darum, bewusster und gemeinsam effizienter zu arbeiten. Wenn die Planung nicht von oben auferlegt, sondern im Dialog entwickelt wird, fühlen sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und engagieren sich vollumfänglich. Die Möglichkeit, die Arbeitszeit an die eigene Lebensrealität anzupassen, führt zu einer höheren Motivation und Konzentration am Arbeitsplatz: ein Gewinn für sowohl die Beschäftigten als auch das Unternehmen.

Moderne und faire Dienstplanung ist somit weit mehr als eine lästige Pflichtaufgabe; sie stellt einen zentralen Hebel dar, um Arbeitszeit als wertvolle Ressource optimal zu nutzen und die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft zu stellen.

Digitale Lösungen, die integrieren

Für Organisationen, die ihre Dienstplanung zukunftssicher und umfassend gestalten möchten, ist eine skalierbare, rechtssichere und praxiserprobte Software von entscheidender Bedeutung.

Simago^® beinhaltet Module für

Die Software ist browserbasiert, barrierefrei und entspricht den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Zudem lässt sie sich problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Mit Simago® können Verwaltungen ihre internen Abläufe effizient, sicher und zukunftsorientiert gestalten.

Durch die nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften (z. B. SAP, DATEV oder andere ERP-/HR-Systeme) wird Simago® zu einem durchgängigen Werkzeug für modernes Ressourcenmanagement. Ziel ist es, interne Abläufe effizient, sicher und menschenzentriert zu gestalten.

Wer den Wandel zur digitalen Organisation aktiv vorantreiben möchte, benötigt Lösungen, die Technik und Menschen miteinander verbinden. Simago® bietet genau das – modular, anschlussfähig und auf Augenhöhe mit den Anforderungen der Zukunft.

Quellen:

• Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung – BMAS
• Umfrage zum Acht-Stunden-Tag: Drei Viertel der Beschäftigten wollen selbst entscheiden, wann sie arbeiten | The Stepstone Group
• Prekäre Arbeitsfähigkeit? Neue Studie zur Schichtarbeit
• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Dienstplanung
• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Dienstplanung
• Frust im Job: Beschäftigte verbringen mehr als 8 Stunden pro Woche mit unnötigen Aufgaben und Meetings | The Stepstone Group