In so gut wie allen Unternehmen kommt es hin und wieder vor, dass externe Personen wie Kunden, Lieferanten & Bewerber Zutritt auf das Firmengelände erhalten müssen. Sie sind essenzieller Bestandteil des Firmenalltags. Im Gegensatz zu Mitarbeitern, die dem Unternehmen bekannt sind & sich in der Regel auf dem Gelände frei bewegen dürfen, gelten für Besucher andere Richtlinien. Es bedarf hier einer ausführlichen Sicherheitsüberprüfung & Dokumentation des Aufenthaltes, um die Gebäude- & Mitarbeitersicherheit zu gewährleisten.

Ohne vorangegangene Prüfung, ob eine Person überhaupt berechtigt ist ihre Tätigkeit auf dem Gelände auszuführen, erhöht sich das Sicherheitsrisiko für das Unternehmen. Um unbefugten Zutritt & die Entwendung von Firmeneigentum durch Unternehmensfremde zu verhindern, liegt es auf der Hand möglichst vor dem Betreten des Geländes Personen-Screenings durchzuführen.

Selbsterstellte Papierausweise werden in vielen Unternehmen eingesetzt, um Besuche zu dokumentieren.
Wichtigste Frage: Wer hatte wann & wie lange Zutritt auf das Gelände?

Diese Besuchsdokumentation ist im Nachgang hilfreich, wenn etwas Sicherheitskritisches vorgefallen ist oder nachverfolgt werden muss. Andererseits ist diese Form der Datenerfassung nicht besonders fortschrittlich & erschwert die Analyse von Besucheraufkommen & Stoßzeiten.

Die Nutzung digitaler Dienste & die Umstellung veralteter Prozesse ist nicht immer einfach & stellt insbesondere große Unternehmen vor einige Herausforderungen. Grund dafür ist einerseits der Mangel an Zeit, da es oftmals in Eingangsbereichen stressig & unübersichtlich werden kann. Andererseits fehlt es häufig an passenden Tools, die eine bequeme, intuitive & nachvollziehbare Datenerfassung ermöglichen.

Nicht nur Unternehmen profitieren von Software, die genau da ansetzt. Auch Besucher können einfacher auf ihren Besuch vorbereitet werden. Beispielsweise lassen sich Hausregeln, Fragebögen & Sicherheitsunterweisungen vorab an betreffende Person senden & gewähren erst bei Freigabe den Einlass. So ist sicher gestellt, dass alle notwendigen Informationen übermittelt & gelesen wurden.

Um Personal im Eingangsbereich zu entlasten, bietet beispielsweise ein Self-Service-Terminal alle Funktionen, die sich Besucher eigenständig anmelden & einen individualisierten Besucherausweis erstellen lassen. Insbesondere bei immer wiederkehrenden Besuchern wird der Prozess somit erleichtert. Das Design der Ausweise kann kundenspezifisch erstellt & auf die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden.